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Integração com a FE-AP (eSPap)
A utilização do ilink como solução EDI garante a correcta comunicação com o portal FE-AP, mas ainda requer o registo prévio e aprovação do fornecedor no FE-AP.
Quais os organismos da AP obrigados a utilizar a solução FE-AP?
Os contraentes públicos vinculados à utilização da solução FE-AP fornecida pela eSPap são:
- os organismos da Administração direta do Estado, ou seja, todos os órgãos, serviços e agentes integrados na pessoa coletiva Estado, por exemplo, Direções-Gerais, Direções Regionais, Secretarias Gerais, DGEstE, ASAE, AT, IGF, entre outras;
- os institutos públicos, por exemplo, o IAPMEI, o INEM, o IPDJ, o ISS, a própria eSPap, entre outros.
Lista de entidades vinculadas (obrigadas a utilizar)
Nota: É possível que outras entidades públicas utilizem o FE-AP, mediante adesão voluntária (ver abaixo):
Como podem fornecedores da AP aderir à solução FE-AP?
Os utilizadores do ilink podem efetuar o envio automático de faturação eletrónica directamente para o FE-AP, após a conclusão do processo de adesão e onboarding.
Em suma, existem 3 passos:
1. Formulário de adesão
Preenchimento do formulário de adesão de fornecedores.
Página inicial. Premir Seguinte
Preencher os dados da vossa empresa
Preencher com os dados da vossa empresa (responsável que irá dar seguimento à faturação eletrónica)
Identificar os documentos que emitem e escolher periodicidade diária
Identificar os vossos contraentes públicos principais (preencher e fazer upload ao modelo)
Identificar os anexos que vão enviar (por exemplo guias de transporte, encomendas, remessa, etc) Responder não se as vossas faturas apenas incluem o PDF
Identificar as notificações por e-mail e responder que vão utilizar um broker
Identificar o broker ilink no passo seguinte
Identificar 5 entidades públicas que emitam faturas para usar em testes
Preencher os e-mails de testes (vosso email) e anexar o PDF de algumas faturas de exemplo vossas (marcar ambos os checkboxes)
Passo final: consentir e enviar
2. Testes
Após a validação pela equipa da eSPap, o fornecedor é contactado pela eSPap com uma lista de entidades para as quais devem emitir documentos para efetuar testes, bem como os números de compromisso e de encomenda que devem usar nos documentos de teste (ver exemplo abaixo):
- Essas entidades devem ser comunicadas à equipa do iLink para que sejam devidamente configuradas.
- Após a configuração das ligações com as entidades descritas, o fornecedor deverá solicitar acessos no ambiente de qualidade (testes) do ilink e emitir diversos documentos para estas entidades de teste. Estes documentos poderão ser criados manualmente no ilink mas idealmente recomendamos que sejam integrados directamente a partir do seu software EDI/ERP. Nota: devem enviar sempre o PDF da fatura anexado durante a fase de testes.
- Após o envio destes documentos para as entidades de teste, o fornecedor deverá informar a equipa do iLink para verificar se os ficheiros foram comunicados com sucesso à eSPap, e caso contrário, como deverão corrigir os documentos.
- À medida que os documentos são integrados correctamente no ambiente de qualidade da eSPap, o fornecedor irá receber e-mails de confirmação como este. Nota: deverão guardar os IDs obtidos, bem como os documentos que enviaram para testes, pois são necessários para a fase final!
2.1 Preenchimento de campos das faturas nos testes
Caso não pretenda criar os documentos manualmente no ilink, pode saltar este passo.
É altamente recomendado preencher os campos abaixo durante a fase de testes:
Número de encomenda (deve usar o valor TESTENOTAENCOM1234):
Morada de entrega (deve usar a morada presente na fatura)
Termos de pagamento (deve usar os termos de pagamento presentes na fatura)
Meios de pagamento (deve usar os meios de pagamento presentes na fatura)
Número de compromisso (deve usar o valor TESTECOMPROMISSO1234)
PDF do documento (obrigatório)
3. Passagem a produção
Após o envio de faturas e notas de crédito válidas e a sua confirmação pela equipa do iLink, o fornecedor deverá preencher o formulário de passagem a produção
Neste formulário, terá de preencher uma lista de documentos que foram usados para os testes:
No primeiro passo deverá identificar o ID do projecto (indicado por email pela ESPAP) bem como a data proposta de passagem a produção (recomendamos o mais breve possível).
- Deverão anexar imagens dos e-mails recebidos onde solicitado no formulário acima (apenas a fatura e a nota de crédito são obrigatórios)
- No campo CT3, deverão nos comunicar para ser efetuado um teste de devolução de uma fatura com a ESPAP.
Podem pedir para testar outros casos de uso que achem relevantes para o vosso modelo de negócio.
4. Formalização da adesão
Após confirmação da passagem a produção, deverão receber um e-mail da ESPAP a pedir para finalizar o processo através do seguinte link, onde deverão preencher os dados necessários e anexar a documentação requisitada pelo representante legal da empresa:
https://www.feap.gov.pt/Paginas/PedidoAdesao.aspx
Isto conclui a passagem a produção no FE-AP. Após validação da ESPAP, o processo fica concluído e entrará em produção na data indicada do email. Caso sejam detectadas falhas, a equipa do iLink irá entrar em contacto.
Mais informação
Lista de todos os fornecedores atualmente inscritos no FE-AP